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Trois listes pour s’organiser en tant que développeur

Depuis 1 an j’utilise une méthode assez simple qui m’aide beaucoup dans mon organisation.

J’utilise l’application « Rappels / Reminders » disponible en standard sur Mac. J'ai simplement configuré trois listes principales : Today, Upcoming, Later.

L'application Mac à l’avantage d’être disponible sur toutes les environnements Apple (Mac, iPhone, iPad et accessoires).

Comment j’utilise ces trois listes ?

Au cours de la journée je ventile régulièrement les tâches dans les trois listes : Today, Upcoming et Later. Mes sujets à traiter proviennent de différents canaux : emails, discussions, articles techniques à approfondir trouvés durant ma veille. J’essaie d’être inbox-zero : lorsque je reçois un email nécessitant de mobiliser du temps alors j’ajoute une tâche à l’une de ces trois listes et j'archive l'email. Je n’ouvre mon application de messagerie qu’occasionnellement. Deux ou trois fois par jour. Cette pratique garantie la concentration sur les choses qui apportent vraiment de la valeur.

La liste Today

La liste Today rassemble les tâches que je pense pouvoir réaliser aujourd’hui. Ici il n’y a pas de notion de priorité. Je n’ajoute dans cette liste que les tâches que j’estime pouvoir réaliser durant ma journée.

La sélection des tâches qui rentre dans la liste Today nécessite de prendre en compte ses disponibilités et événements prévus durant la période concernée. Si ma journée est chargée de rendez-vous alors je sais que je ne pourrais pas tout traiter. L'expérience m'a montré qu'il faut être optimiste mais pas trop.

En fonction des événements il m’arrive de re-basculer certaines tâches dans la liste Upcoming. Ceci arrive au final souvent. Notamment en raison que certains sujets deviennent moins d’actualité. C'est fréquent que des tâches puissent être réalisées plus tard. Au contraire certains sujets prennent plus d’importance et nécessitent toute mon attention. Je n’hésite donc pas à basculer les tâches que je sais ne pas pouvoir traiter à date.

Deux types de tâches composent mes listes

Je fais une distinction entre deux types de tâche : les actions à accomplir et des moments à passer. Ces derniers ont pour but de représenter des événements d’une ou plusieurs heures sur lesquels je souhaite passer du temps : réfléchir à un sujet, prendre connaissance d’un sujet complexe, etc. Tandis que les tâches représentent des choses à accomplir, coder une fonctionnalité, corriger un bug, remplir un document administratif, etc.

La liste « Upcoming »

La liste Upcoming rassemble les sujets que j’aimerais traiter prochainement ou nécessitent d’être traités dans les prochains jours. Chaque jour, en début et en fin de journée, je bascule les tâches entre la liste Upcoming vers Today et inversement. La liste Upcoming pourrait aussi être nommée « Soon ». Mais le sens de ce mot propose un aspect temporel que je voulais éviter. Cette liste sert à « remiser » des tâches qui doivent être prise en charge mais ceci n’est pas prévue dans la journée.

La liste « Later »

Les autres tâches qui ne possèdent aucune priorité sont déposées dans la liste Later. Généralement ces tâches n'ont pas de deadline et ne nécessitent pas d’être prises en charge maintenant. Cette liste est à considérer comme un Backlog. Les tâches sont créées mais aucune visibilité n’est associée. Ces tâches doivent être réalisées mais je n’ai pas encore assez de visibilité pour leur accorder du temps. Deux ou trois fois par semaine je vais chercher les tâches de cette liste pour les basculer dans Upcoming ou Today.

Conclusions

Cette manière de s’organiser à le mérite de produire une pression « juste équilibrée ». Elle permet de visualiser les choses à accomplir sans me mettre la pression. Sans s'égarer. Tout en s’accordant la possibilité de réorganiser en fonction des événements. Ceci facilite l’agilité.

Cette méthode invite aussi à se questionner afin de séparer les tâches vitales de celles qui sont importantes. En effet, pour chaque tâche je m’interroge toujours sur la valeur ajoutée attendue : quel est l’effet final recherché lors de l’accomplissement de cette tâche ? Est-ce vraiment utile de passer du temps sur ceci ? Dois-je le faire rapidement ou quand j’aurai du temps ?

Trois métriques me manquent et seraient utiles à définir sur chaque tâche: le temps que je souhaite passer, le temps que j'estime devoir passer, le temps que j’ai réellement passé sur la tâche. Ceci permet de mesurer l’écart entre les durées estimées vs réalisées.

La méthode à aussi l'avantage de pouvoir historiser les actions afin de facilité les retrospectives.